d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre, l’application des L’exemple sera écrit “ en vert ” dans l’article. Dans notre exemple, nous avons besoin de créer une procédure concernant une formation dispensée par un organisme externe. OBJECTIFS D'UN SYSTÈME DE DOCUMENTATION ET D'INFORMATION OUTILS DE TRAVAIL Cela ne pourrait ne pas être le cas, si vous avez fait entrer les finances dans le champ de votre démarche qualité (documents comptables et administratifs à conserver ou à produire…) ou si cette formation était basée sur une exigence en terme de sécurité ou en renouvellement (formation valide pour 3 ans par exemple). Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Ok maintenant que j’ai compris, je m’y mets: Pour sa partie sur l’externalisation (n’oublions pas que dans notre exemple, il s’agit d’une formation dispensée par un organisme externe) avec les notes 2 et 3 du même paragraphe. dictées, en plus de l’utilisation du tableau noir et du rétroprojecteur. Savoir quoi faire si le document doit être obsolète. MP­400 COMPTABLE DU SECRETARIAT Cela pourrait nous donner la procédure suivante: Comme tous les documents, une procédure n’est pas faite pour être un document gravé dans le marbre ou dormir bien au chaud dans un Classeur “Qualité”. Il a pour but d’un côté d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre, l’application des instructions de la direction et…. V. PROCEDURES COMPTABLES VI. Pour véhiculer au mieux la somme des informations, votre procédure devra être: Une procédure est un document qui décrit étape par étape une facon de réaliser correctement une action ou un ensemble d’actions. L’ENVIRONNEMENT ET DU 3 1. ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET Les champs obligatoires sont indiqués avec *, Notify me of followup comments via e-mail. Un manuel de procédures est un ouvrage dans lequel sont définies les procédures permettant d’assurer le contrôle interne d’une organisation. Sur la forme, opter pour une mise en page aérée et ne pas hésiter à utiliser des dessins, schémas . Chapitre 2 : Le manuel qualité. Pouvez vous me dire si je suis dans l’erreur dans ma terminologie ou manière de faire. MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES DE LA CINQUIEME MP­300 MANUEL DE PROCEDURES 4. 2. Avant de dessiner, rendez ces choses claires: 2. PROCEDURES ADMINISTRATIVES SECRETARIAT PERMANENT DU Ce document a été mis à jour le 09/09/2007 EdrawMax est parfait non seulement pour les organigrammes professionnels prospectifs, organigrammes, cartes mentales, mais aussi des schémas de réseau, plans architecture, workflows, conceptions de mode, diagrammes UML, schémas électriques, illustration de la science, graphiques et tableaux... et qui est juste le commencement! Bonjour Félicitation pour tous ces précieux conseils. Je souhaiterais savoir si vous disposez d’un exemple de procédure rédigée pour avoir une idée de trame commune? On pourrait aussi ajouter une préconisation, impliquer dans la conception les collaborateurs qui “font” réellement la tache, cela permets de d’écrire ce que l’on fait et pas ce que l’on voudrait faire, et surtout d’obtenir une bien meilleure adhésion de tous. 3) procédures au sein du service Ne vous braquez pas sur telle ou telle forme, ceci n’est qu’une obsession de responsable qualité ayant pris plus d’habitudes que de bon sens . Ce site Internet est la propriété de et opéré par Edraw Software Co., Ltd, Logiciel de diagramme de flux fonctionnel croisé, Logiciel de diagramme de flux en surbrillance, Comment créer un diagramme de flux efficacement, Symboles de diagramme de flux et Leur utilisation, Utiliser les diagrammes de flux pour faire progresser l'éducation, créer un logigramme de qualité professionnel, une série complète de symboles de logigramme. Il y a fort à parier que nous devrons garder des traces des actions entreprises (les traces à garder seront détaillées dans les différents chapitres, on vous parlera à chaque fois d'”enregistrements”. 1. DEVELOPPEMENT DURABLE 2 PROCEDURES FINANCIERES Des processus aux procédures 6 a. documents fournissant des informations cohérentes, en interne et à l'extérieur, concernant le système de management de la qualité ; on appelle ces documents « manuels qualité » ; Manuel de procédures de la Cinquième juillet 2003…. BURKINA FASO La représentation des processus vous appartient. Comment faire un logigramme de la procédure de gestion des documents? Nous avons très peu de procédures. La charge horaire totale du cours est de 22 heures et demi par semestre, soit 1 heure et demi par semaine. 5 Un outil de mind mapping multi-plateforme polyvalent. c. documents formulant des exigences ; on…. Indiquez clairement qui a le pouvoir de signer et d'approuver les documents. Manuel de procédures – FARMADA mai 2015 6 Les missions de l’association FARMADA sont regroupées en : - Fourniture de services (renforcement de capacités, mise en relation avec les partenaires, diffusion des informations, études et réflexions…) aux membres sur le terrain - Contribution à la mise en œuvre des politiques et stratégies liés à la FAR (appui On va prendre le cas simple pour notre exemple, où cette source d’exigence est nulle. CONTENU Formalisation d'une procédure 10 2 Système de documentation et d’information 1. Vous êtes maitresse de leur forme. Il est essentiel de rédiger votre logigramme sur un papier avant de concevoir avec le logiciel. MP­200 Intérêt des procédures dans l’entreprise Ping : Apprendre à écrire une proc&eacut... Je voulais vous dire que je trouve très bien votre présentation, et les explications que vous donné concernant les procédures en logigramme. INTRODUCTION ...................................................................…. 10 J’ai difficile à représenter mes processus de la manière telle que celle de la communication du 05/2010. système de documentation et d'information Chapitre 1 : Introduction générale. 4) Traitement de l’information sont, les supports de cours et les exemples de documents Décembre 2012 Par contre il faut s’employer à décrire ce que l’on souhaite faire (tout en étant réaliste) mais pas ce qui est fait. Ainsi chaque étape est colorée de la couleur du responsable en charge .Les données entrantes au processus ou enregistrements ISO entrants sont indiquées par des flèches en entrée des étapes du coté gauche et les flèches à droite des étapes indiquent les enregistrements sortants ou ISO à conserver. 1) organisation du service MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES CONSEIL NATIONAL POUR Définition des fiches de fonctions et des fiches de postes les supports de cours et les exemples de documents distribués aux étudiants, en fonction de l’avancement du cours, interrompus par des dictées, en plus de l’utilisation du tableau noir et du rétroprojecteur. 6 En Qualité il faut être exigeant Sinon la maxime “Ne visez pas la médiocrité vous risqueriez de l’atteindre” pourrait devenir une réalité pour l’entreprise concernée . de documents suivants sont utilisés dans les systèmes de management de la qualité : Le manuel de procédures administratives, comptables et financières (MPACF) Le logiciel de logigramme Edraw est conçu pour créer un logigramme visuel, créatif et professionnel avec des symboles et des modèles intégrés. Comment se défendre efficacement lors d’un audit ? Qui doit rédiger le MPACF ? Chapitre 0 : Plan du cours par objectifs. Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Fiche de 4 pages en ressources humaines - GRH : Exemple de procédure de recrutement du personnel. ÉLABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES DES ENTREPRISES En effet, l’évolution de son système d’information, ou « informatique », constitue, pour une entreprise, un des domaines où le risque est très important. Nous allons dérouler la méthode en prenant un exemple. REFERENCE MP­500 12 août 2015 à 23 h 01 min. Ceux qui fonctionnent sous un mode essentiellement visuel vous remercieront. MP­100 Remerciements. III. Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Nous allons maintenant mettre les éléments que nous avions identifiés dans “Etape 1: Lister les différentes informations que devra comprendre votre procédure” à l’aide des formes expliquées plus haut. Qui dit formation dit gestion des compétences…, La formation sera “achetée” à un organisme externe. ÉLABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES DES ENTREPRISES Système de documentation et d’information Voilà pour ce petit cours sur la modélisation de votre première procédure. Bel exemple, on à à peu prés la même chose, mais avec une étable B2 ou l’on rédige dans le détail le fonctionnement de la “procédure”. Les documents doivent être numérotés de façon ordonnée afin que d'autres puissent facilement trouver. Les documents doivent être formellement gérés en fonction du contenu, de la dénomination, de la numérotation et de l'autorisation. MINISTERE DE DEFINITION DU MANUEL DE PROCEDURES Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Dépasser la conformité pour aller vers l'efficacité ! 1/ Généralités 1-1/ Définition du manuel qualité 1-2/ Typologie 1-3/ Remarques…. Les projets de documents n'ont aucune signification pour les travaux en cours jusqu'à ce qu'ils soient signés et activés. La norme ISO 9001 offre une grande souplesse et nous laisse libre de la forme à donner à notre procédure (Lire cet article sur les procédures qui détaille cela si ce n’est pas déjà fait). les lois et règlements applicables pour les actions décrites . Car si ce qui est fait n’est pas ce que souhaite la direction ou n’est pas suffisant pour assurer la qualité du produit, il n’y a aucun intérêt à le coucher sur une procédure…, Exact, mais écrire “des rêves pieux” à une conséquence immédiate, la non conformité au premier audit. Tout dépend ce que votre entreprise met dans les différentes parties de la procédure. Formalisation d'une procédure Profitons de la procédure pour vois s’il n’y a pas d’indicateurs à prélever à l’occasion des actions à mettre en place ou de gestion des non conformités, dans le cas où tout n’irait pas pour le mieux par exemple. II. Nous allons dérouler la méthode en prenant un exemple. Savoir où les documents seront archivés. Les nouveaux documents doivent être passés par la procédure d'approbation avant l'émission. Module 2 : Comment rédiger le manuel de procédures administratives comptables et financières…. Ce que l’on vous demande c’est de réunir les informations importantes sur les processus (voir articles correspondants par mots clés). 4 Hop ! interne d’une organisation. Avant de se plonger tête baissée dans l’écriture de sa procédure il est bon de se remettre en tête quelques généralités. LES TECHNIQUES D’ELABORATION DU MANUEL Tous droits réservés. Cela correspondrait à une trame valide? Les paragraphes principaux de la  norme ISO 9001 concernés sont : Pour sa partie sur l’externalisation (n’oublions pas que dans notre exemple, il s’agit d’une formation dispensée par un organisme, – 6.2.2 Compétence, formation et sensibilisation. De plus vous n’avez pas à craindre de non conformités à l’audit puisque les écarts dans un système performant devrait être détecté par une non conformité par l’entreprise elle même (avant l’audit) + actions correctives…(donc pas de non conformités à craindre à l’audit). La formalisation écrite du Manuel d’Organisation doit garantir les principes suivants : Vous me rendriez un grand service en m’envoyant un ou deux modèles. Sandrine. 25 La charge horaire totale du cours est de 22 heures et demi par semestre, soit 1 Une procédure bien construite est une source de motivation pour celui qui va l'utiliser. POUR L’ENVIRONNEMENT ET LE BONUS : vous recevrez (3) Manuels de formation [ 245 pages] + Guide d’élaboration du manuel des procédures + (10) manuels des procédures en version word réutilisables dans votre entreprise ou votre mémoire de fin d’étude, dans divers domaines ( agro industrie, commerciale, prestations de services, projet de développement etc.) Je vais avoir besoin de de 4 symboles et des connecteurs, la description ci-dessous: On découpe une page en 3 parties “Qui”,  “Fait Quoi” et “Comment” et on met un bandeau en entête pour être nous-même conforme à ce que demande le paragraphe 4.2.3 de la norme, relatif à la maîtrise des documents. Démarche de mise en place d'un manuel d'organisation Et les exemples sont nombreux d’entreprises pénalisées par une définition du système d’information inadaptée à la réalité des besoins ou par une mise en œuvre non maîtrisée pour de multiples raisons (pression des «solutions» toutes faites, maturité de l’organisation…. 3. 2 Chaque entreprise doit disposer d'une procédure normalisée pour la délivrance et la gestion des documents. J’ai cartographié la pluspart des processus qui sont à la base de notre service techniques suivant la représentation logigramme telle que représentée ci dessus. Quid des exigences issues de ma direction: Des exigences particulières pour les lois et règlements ? Le logigramme de la procédure est élaboré pour s'assurer que les collègues, les employés et les personnes responsables disposent d'informations et d'instructions complètes, exactes et cohérentes. dirigeants vis à vis du système d’information de l’entreprise, et surtout de son évolution. 1-1/ Définition du manuel qualité Ils peuvent être téléchargés et utilisés comme modèles pour créer votre propre logigramme de procédure de gestion de documents. OBJECTIFS D'UN SYSTÈME DE DOCUMENTATION ET D'INFORMATION Objectifs de la formalisation écrite des règles de gestion et de contrôle La formalisation écrite du Manuel d’Organisation doit garantir les principes suivants : - Traçabilité des flux…. Tout d’abord une procédure est un document et comme tout document, son but est de véhiculer des informations. Module 1 : Les procédures et le manuel de procédures administratives, comptables et financières Évidemment j’implique, comme vous, les acteurs concernés dans l’écriture de la procédure. Cette procédure a pour objet de définir les dispositions relatives à la planification et la réalisation des audits internes qui couvrent annuellement l’ensemble du Système de Management Qualité. Les audits internes sont réalisés par le RMQ et des auditeurs internes ou externes. _____________________ distribués aux étudiants, en fonction de l’avancement du cours, interrompus par des Notez que j’avais précisé “tout en étant réaliste” donc pas de rêves pieux. DEVELOPPEMENT DURABLE L’exemple sera écrit “en vert” dans l’article. Cherchez un logigramme si vous n'en avez pas un. b. documents définissant de quelle manière le système de management de la qualité s'applique à un produit, à un projet ou à un contrat spécifique ; on appelle ces documents « plans qualité » ; DEFINITION DU MANUEL DE PROCEDURES Afin de permettre à chaque individu de la société de connaître le processus clair sur la façon d'émettre un document et où obtenir un certain document, les diagrammes suivants sont présentés. 2) communication entre les différents services Objectifs de la formalisation écrite des règles de gestion et de contrôle Identifiez le service fonctionnel responsable de la rédaction des documents. instructions de la direction et de favoriser…. Afin de permettre à chaque individu de la société de connaître le processus clair sur la façon d'émettre un document et où obtenir un certain document, les diagrammes suivants sont présentés. Dans notre exemple, nous avons besoin de  créer une procédure concernant une formation dispensée par un organisme externe. Ici vous allez lister l’ensemble des informations, une bonne méthode est de se poser 5 questions: Quelles informations dois-je inclure pour être conforme à ce que demande: et Comment profiter de cette procédure pour faire que les informations que je demande participent à l’efficacité des actions réalisées ? Donc ici: Personnels formés, compétents et aptes à exécuter une tâche apprise lors de la formation immédiatement après celle-ci. SOMMAIRE PERMANENT DU CONSEIL NATIONAL En utilisant des outils de dessin intelligents, des connecteurs et une série complète de symboles de logigramme, vous pouvez créer des logigrammes de processus, d'algorithmes et de procédures en quelques minutes seulement. 9 Chapitre 0 : Plan du cours par objectifs. – Adaptée au public auquel elle s’adresse. Il a pour but d’un côté Merci. Chapitre 2 : Le manuel qualité. MP­600 ex: Unité – Progrès - Justice SOMMAIRE Étape 1: Lister les différentes informations que devra comprendre votre procédure Toutes mes procédures sont des logigrammes tenants sur une seule page et seuls mes clients bénéficie de cela (je ne les diffuse pas désolé). Logiciel de carte mentale & brainstorming, Un outil professionnel de diagramme de Gantt. Vous aurez à cœur de confronter votre procédure à la réalité du terrain, et de faire de chaque remontée une opportunité d’améliorer, d’affiner votre procédure. Et, comme Christelle TCHOUPE, je serais intéressé par un exemple de modèle de procédure pour avoir une idée sur la manière de rédiger une procédure. heure et demi par semaine. IV. I. OBJECTIFS 1. DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES 1-3/ Remarques…. DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES. BONUS DE LA FORMATION. PAGE - L’entreprise dans laquelle je suis en stage effectue des procédures par service (marketing/communication/SI/produits…) Pour ma part, je me démarre dans le QSE, et le système adopté dans mon entreprise est loin d’être aussi “pertinent” que ce que vous mettez en place ; je vais suivre avec attention toutes les évolutions que vous pourrez mettre sur le site. ____________ Traçabilité des flux…. DEVELOPPEMENT DURABLE Une fois que j’ai fait ce travail pour la norme ,je me pose les questions: (= Budget inférieur à 1500 euros HT / jour de formation dans tous les cas pour 2013 et solliciter le plus possible les organismes de formation validés par la Direction et mettre à jour leur notation), Les clients exigent que le personnel intervenant sur leurs dossiers soient compétents, Ce qui suppose de faire un cahier des charges pour les différentes formations (= Le programme de formation  doit contenir obligatoirement…). INTITULE Nous prendrons le cas d’une formation technique où la compétence et les aptitudes des personnes formées devront être vérifiées durant la formation pour que les stagiaires soient opérationnels immédiatement. Un manuel de procédures est un ouvrage dans lequel sont définies les procédures permettant d’assurer le contrôle 4 Il est préférable d'utiliser un logiciel de logigramme professionel au lieu d'utiliser Word ou Excel, car le logiciel contient déjà ce dont vous avez besoin pour créer un logigramme de qualité professionnel, et il est plus facile et simple à utiliser. 1. L’ENVIRONNEMENT ET LE 1/ Généralités Regardez les conseils et les exemples suivants, dont vous pourriez avoir une idée. Chaque entreprise doit disposer d'une procédure normalisée pour la délivrance et la gestion des documents. Personnellement je préfère écrire ce que l’on fait réellement et mettre en place des actions d’amélioration et des indicateurs pour se rapprocher le plus vite possible de ce que l’on souhaite faire . Je suis un adepte de la procédure d’une page, un logigramme décrivant “Qui” Fait Quoi” et “Comment” suffira. (SP-CONEDD) 3. 1-2/ Typologie Manuel des procédures et de l’organisation comptables, Caricature: la greque en difficultés financières, Politique de confidentialité - Californie (USA). Chapitre 1 : Introduction générale.

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